Ghidul pentru prezenta cerere de ofertă 

Exemplu de text: "Ne așteptăm ca acest document să transmită viziunea noastră pentru noul amplasament și provocările specifice ale celui existent. Acesta include o secțiune de context despre organizația noastră, sugerează o schiță pentru organizarea conținutului noului site și tehnologiile dorite. Prin furnizarea acestor detalii, intenția noastră nu este de a transmite că avem toate răspunsurile pentru a crea cel mai bun site posibil. Furnizorul ideal și preferat va aduce propriile idei și viziuni bazate pe expertiza în domeniu, capacitatea tehnică și relațiile cu clienții, ghidându-ne pentru a încorpora obiectivele noastre în această viziune. Vă rugăm să nu ezitați să trimiteți un e-mail la [adresa de e-mail] cu întrebări sau comentarii." 

Prezentare generală a proiectului 

Prezentați organizația dvs. și scopul cererii de ofertă. Precizați nu numai ce doriți ca furnizorul de servicii să facă, ci și de ce: care este principalul "punct nevralgic" pe care îl are organizația dumneavoastră? Dacă este vorba despre o reproiectare a site-ului web, ce se întâmplă cu cel actual care nu funcționează pentru scopurile dumneavoastră? Acesta este un nivel înalt, așa că fiți scurt. Detaliile vor veni mai jos, iar o vedere de ansamblu este bună. 

Context 

Descrieți organizația dvs., ce face și ce faceți dvs. Există o mare probabilitate să nu fi auzit niciodată de dvs. și este posibil să nu ne dăm seama de acest lucru vizitând site-ul dvs. existent (ceea ce poate fi motivul pentru care aveți nevoie de un site nou!) În plus, spuneți-ne puțin despre valorile dvs. Ce vă face unici? De ce contează ceea ce faceți? 

Obiectivele proiectului 

Explicați ce intenționați să realizați sau ce rezultate aveți în minte. Care sunt cele mai importante trei lucruri care, dacă sunt bine realizate, veți considera reproiectarea un succes? Cunoașteți vreun parametru cantitativ care să vă ajute, cum ar fi creșterea vânzărilor sau mai mulți abonați la newsletter sau lead-uri mai bine calificate? 

Cui intenționați să vă adresați prin intermediul site-ului web? Care sunt, în ordinea importanței, grupurile de interese care se bazează cel mai mult pe un site web de succes? Uneori, publicul pe care intenționați să îl atingeți sau să îl serviți prin intermediul site-ului web nu este același cu piața dumneavoastră mai largă. De exemplu, un site non-profit ar putea avea nevoie în principal să demonstreze donatorilor și susținătorilor eficacitatea programelor sale, nu neapărat să deservească beneficiarii săi.  În mod similar, un start-up poate fi mai mult axat pe atragerea de investitori decât pe clienți, iar o afacere consacrată poate fi interesată doar de cei mai mari 5% dintre clienții săi. 

Harta site-ului propusă 

La fel de mult ca și designul vizual are impact asupra percepției vizitatorilor asupra companiei dumneavoastră este designul informațional: cât de bine gândite sunt principalele secțiuni ale site-ului dumneavoastră și schema de navigare? Dacă aveți deja o idee bună despre cum ați dori să îl reorganizați, includeți-o aici. (Dacă nu, este în regulă și asta - va fi unul dintre primele lucruri pe care le veți face în timpul fazei de descoperire cu furnizorul dumneavoastră). În plus, nu tot conținutul de pe site-ul existent va fi migrat: o parte din el poate fi depășit sau irelevant și va trebui să fie redactat mult conținut nou. Ceea ce va ajunge pe noul site va trebui introdus manual în sistemul de gestionare a conținutului și asigurați-vă că îl anunțați pe furnizor dacă echipa dvs. intenționează să facă acest lucru sau dacă vă așteptați ca acesta să se ocupe de acest lucru. 

Domeniul de aplicare a activității 

Aici este momentul în care doriți să oferiți mai multe detalii despre proiect. În măsura în care puteți, descrieți toate serviciile pentru care știți că veți angaja o echipă web. De exemplu, în cazul unui proiect de reproiectare web, s-ar putea să plătiți pentru: 

  • Managementul proiectelor 
  • Strategia de conținut 
  • Copywriting 
  • Ilustrație 
  • Design de informații 
  • Design vizual 
  • Optimizarea pentru motoarele de căutare 
  • Codificare front-end (HTML/CSS, animații) 
  • Codificare back-end (CMS, API-uri de la terțe părți) 
  • Dezvoltare de software sau aplicații personalizate 
  • Optimizarea dispozitivelor mobile 
  • Testare și asigurarea calității 
  • Plasare/publicitate în căutare plătită 
  • Instruire software 

Pentru o sarcină precum designul informațional, poate că produsele livrabile sunt o hartă a site-ului și schițe de sârmă. Pentru Visual Design, ar putea fi fișiere sursă în format Photoshop sau Sketch. Ceva precum managementul de proiect nu are cu adevărat un livrabil, dar este o parte non-trivială a procesului, iar dacă o faci bine este o parte valoroasă a proiectelor de succes. Încercați să fiți explicit cu privire la ceea ce doriți să fie livrat, dar este în regulă dacă nu știți exact despre ce este vorba. 

Lucruri suplimentare de inclus aici în domeniul de aplicare, dacă este cazul: 

  • Software de analiză 
  • Asistență continuă / Reținere 
  • Calendarul de finalizare 
  • Produse livrabile 

Cerințe tehnice 

Acesta este un subiect destul de vast, dar scopul dumneavoastră este de a descrie ce limitări sau cerințe cunoașteți în avans. Un site web este, în esența sa, un produs tehnic, astfel încât acestea sunt detaliile care pot avea cel mai mult un impact material asupra programului și a produselor livrabile. Câteva exemple de cerințe tehnice includ: 

Comerț electronic 

Vă așteptați să vindeți produse sau să percepeți taxe pe carduri de credit? O organizație non-profit poate dori doar să accepte donații simple (sau recurente), dar comercianții cu amănuntul au nevoie de coșuri de cumpărături, conturi de utilizator, control al inventarului și calculatoare de expediere. Cu siguranță va trebui să criptați transmisia prin SSL, ceea ce presupune o taxă anuală suplimentară, deși, în funcție de soluție, aceasta poate fi inclusă. 

Software de gestionare a conținutului 

Aveți nevoie de ceva specific, cum ar fi Drupal sau WordPress? Sunteți deschis la alternative cu care poate nu sunteți familiarizat? (Există literalmente mii de pachete CMS.) De asemenea, este posibil ca furnizorul să fi dezvoltat o soluție internă care să răspundă bine nevoilor dumneavoastră. 

Limbajul de programare 

Pentru dezvoltarea de software web personalizat, sistemul dumneavoastră este compatibil doar cu un limbaj specific, cum ar fi PHP, Ruby sau Python? Aveți o infrastructură existentă pe care vânzătorul trebuie să o cunoască bine? 

Gazda web 

Organizația dumneavoastră are una pe care trebuie să o folosească furnizorul? În caz contrar, poate furnizorul să selecteze sau să sugereze una? Agențiile web au aproape întotdeauna o gazdă web preferată. 

Suportul pentru browser 

Câți vizitatori folosesc încă browsere vechi, cum ar fi Internet Explorer 8 (lansat în martie 2009)? Este necesar să fie susținute? Pentru a face ca un site web să funcționeze sau să se afișeze într-un browser vechi, aproape întotdeauna este nevoie de timp de dezvoltare suplimentar. 

Integrări 

Organizația dvs. depinde de servicii de la terțe părți pentru lucruri precum buletine de știri prin e-mail, automatizarea marketingului, CRM / gestionarea contactelor, controlul inventarului, intranet, contabilitate / Quickbooks sau gestionarea inventarului? Dacă da, asigurați-vă că le includeți pe cele pentru care sincronizarea / integrarea cu site-ul web este esențială și descrieți modul în care vă așteptați să funcționeze. De exemplu, atunci când cineva se abonează la un buletin informativ, contactul ar trebui să fie adăugat automat în Highrise sau Salesforce. Dacă cineva achiziționează un produs și optează, ar trebui să fie adăugat în baza de date Mailchimp, etc. Uneori, această funcționalitate va fi inclusă din start, iar alteori va trebui să scriem ceva personalizat. 

Conturi de utilizator 

Aveți nevoie de gestionarea membrilor pe site-ul dumneavoastră? Acest lucru ar fi pentru a permite oamenilor să acceseze conținut special sau ascuns pe site-ul dvs., poate după ce au trimis o adresă de e-mail sau au plătit pentru a vizualiza un whitepaper. Un exemplu mai simplu ar fi paginile protejate prin parolă pe care oricine le poate vedea cu aceeași parolă și care nu necesită un cont de logare. 

Accesibilitate 

Aveți nevoie ca site-ul web să fie accesibil pentru utilizatorii nevăzători sau cu vedere limitată? Pentru site-urile web al căror public este mai în vârstă, zonele de text și de clic implicite mai mari vor informa designul. Site-urile guvernamentale și publice necesită adesea conformitatea cu secțiunea 508. 

Proiectare adaptată la mobil 

Aveți nevoie de o versiune separată a site-ului web optimizată pentru mobil? Cele mai multe smartphone-uri nu au probleme în a afișa site-ul complet și acest lucru este suficient pentru mulți utilizatori. Dar un aspect optimizat pentru ecrane mici și tablete poate face o mare diferență în ceea ce privește încântarea și satisfacția vizitatorilor site-ului. Acest lucru va necesita timp de dezvoltare suplimentar, ceea ce se adaugă la amploarea proiectului. 

Buget 

Da, trebuie să includeți bugetul, chiar dacă este cea mai bună estimare a dvs. Dacă trebuie să specificați un interval ("Am dori să cheltuim x.000 de dolari, dar suntem dispuși să ajungem la y.000 de dolari pentru propunerea potrivită"), este bine și așa. Site-urile web sunt ca mașinile: puteți obține unele bune oriunde între 5 000 și 500 000 de dolari și, sincer, nu există nici un preț pentru care să nu puteți găsi un freelancer de licență care să facă ceva pentru dumneavoastră. Între timp, agențiile profesioniste vor face o treabă profesionistă, iar propunerea vă va permite să observați diferența. 

În cele din urmă, dacă aveți un buget separat pentru active precum fotografii, ilustrații, licențe de software, servicii etc., asigurați-vă că îl includeți. Adesea, acestea nu ajung să reprezinte o parte substanțială din costul total, dar pot intra în calculul final. Pentru a prelungi metafora mașinii, un mecanic trebuie să cumpere noua piesă înainte de a o instala, ceea ce este separat de costul efectuării serviciului. 

Calendarul proiectului 

Este posibil să nu știți cât timp va dura ceva, dar știți ce termen aveți la dispoziție pentru a realiza acel lucru. Există vreun termen limită greu de respectat, cum ar fi lansarea unui nou produs sau a unei campanii publicitare? Poate că urmează o expoziție comercială importantă și aveți nevoie ca site-ul să fie funcțional până atunci? Nu uitați să menționați orice date ferme dincolo de procesul de selecție a furnizorului. 

Criterii de selecție 

Veți primi o mulțime de propuneri diferite și fiecare companie va avea puncte forte, reputație și capacități diferite. Unele vor concura pe costuri reduse; altele pe cea mai bună calitate; altele pe mai multe caracteristici. Determinați ce vă doriți de la un furnizor: cea mai ieftină opțiune? Cea mai rapidă livrare? Cea mai bună calitate? Este bine să aveți o echipă distribuită sau aveți nevoie ca fiecare membru să fie local la sediul dumneavoastră? Este bine să apelați la subcontractori sau doar la personal intern cu normă întreagă? Puneți în balanță expertiza echipei cu limitările bugetului dumneavoastră, dar, în final, doriți cea mai bună lucrare (și cel mai bun partener) pe care vi-l puteți permite. Fără îndoială că mai multe dintre acestea sunt de obicei importante, așa că puneți-le în balanță în funcție de ceea ce contează cel mai mult pentru dumneavoastră. 

Nu uitați, scopul propunerii pe care o primiți înapoi este de a evalua calitatea aptitudinii furnizorului pentru proiectul dumneavoastră. Câteva întrebări pe care i-ați putea cere ofertantului să le includă în răspuns: 

  • Exemple de proiecte de complexitate similară (pentru a evalua capacitatea tehnică) 
  • referințe ale clienților și dacă este mai bine să fie trimise prin e-mail sau prin telefon (pentru a evalua credibilitatea) 
  • Calendarul proiectului, cu principalele sarcini și etape (pentru a evalua procesul) 
  • Bugetul proiectului, defalcat pe articole (pentru a evalua procesul) 
  • Planul pentru designul mobil/responsiv (pentru a evalua familiaritatea cu tendințele actuale) 

În final, întrebați-vă cât de importante sunt aceste elemente: 

  • Expertiza tehnică: Experiența anterioară în crearea de site-uri interactive și receptive. 
  • Comunicare și autonomie: Gestionați proiectul în mod independent, pe lângă munca în echipă; urmăriți și respectați termenele stabilite fără monitorizare/promisiune.  
  • Partener: Acționați ca un partener în construirea proiectului prin implicarea echipei noastre, dar și preluând conducerea atunci când este necesar. 
  • Flexibilitate: Adaptați-vă atunci când este necesar la schimbările neprevăzute ale proiectului.  
  • Viziune: Furnizați idei pentru proiecte dincolo de ceea ce este prezentat inițial, pe baza expertizei în domeniu. 
  • Proiectarea interfeței cu utilizatorul: Abilitatea de a crea un design centrat pe utilizator, făcând ca experiența utilizatorului să fie cât mai perfectă.  


Detalii privind formatul și propunerea 

Mai este ceva unic pentru proiectul dumneavoastră? Este necesar ca propunerea să fie prezentată într-un anumit format, cum ar fi MS Word sau PDF? Aveți nevoie de copii pe hârtie semnate și autentificate de un notar? Trebuie să fie redactată la un singur rând, fără capse (am văzut acest lucru de câteva ori, chiar dacă nu vă vine să credeți)? Este în regulă ca vânzătorul să folosească freelanceri sau subcontractori sau fiecare membru al echipei trebuie să lucreze cu normă întreagă? Care este calendarul de depunere a propunerilor? De obicei, există un termen limită pentru primirea, pentru selectarea semifinaliștilor, pentru programarea interviurilor și pentru selecția finală. Interviurile semifinale trebuie să se desfășoare în persoană sau pot fi realizate de la distanță? Toate aceste aspecte sunt standard, dar pot fi ușor de trecut cu vederea. 

În cele din urmă, de câte informații detaliate aveți nevoie despre furnizor? Dacă aveți nevoie de detalii granulare, cum ar fi numele, titlurile și biografiile echipei furnizorului care lucrează la el, nu uitați să întrebați. De multe ori nu contează, iar în cazul echipelor mari, cine va fi disponibil pentru a lucra la proiect se poate schimba în funcție de programul de producție al furnizorului.